ETIQUETA EN LA OFICINA
Se basa en principios
de consideración hacia los demás. Algunos aspectos a tener en cuenta son los
siguientes:
·
Sea
puntual y no haga que los demás se vean en la obligación de esperarlo.
·
Establezca
para las personas a su cargo cronogramas de tiempo razonables para el
cumplimiento de las actividades.
·
Celebre
el buen desempeño de sus empleados.
·
No
se apropie el mérito de otros.
·
Si
debe corregir o reprobar el comportamiento de alguien, hágalo en privado.
·
Evite
gritarles a quienes discuten con usted un tema controvertido.
·
No
adopte el hábito de pedir prestado dinero para el almuerzo, el transporte o
cualquier eventualidad. Es fácil olvidar pagar pequeñas cantidades, pero quien
lo presta nunca lo olvida.
·
Respete
la privacidad de los demás. Nunca revise el material que se encuentra sobre el
escritorio de otra persona.
·
Si
en su empresa está
permitido fumar, asegúrese de que su cenicero permanezca limpio. En caso
contrario no haga trampa y salga siempre a un lugar público destinado para tal
fin.
·
Mantenga
el tono de voz bajo,
particularmente en espacios modulares
·
Ofrezca
apoyo moral a sus colegas si lo necesitan y lo solicitan. Evite verse
involucrado en chismes, o repetir sobre planes confidenciales de
·
Procure
mantener ordenado su escritorio.
·
No
entre a las oficinas de lo demás sin pedir permiso, así la puerta esté abierta.
·
Si
tiene poco trabajo, no busque a sus compañeros para distraerse.
·
El
sonido ambiental es el
único adecuado para los sitios de trabajo. Sólo escuche la radio si ello hace parte de
su labor diaria.
La integridad de la
gente es el verdadero cimiento de cualquier empresa. Independientemente de cuál
sea su posición en
·
Trabaje
completas sus horas laborales.
·
Llame
para informar que está enfermo, sólo si esto es cierto.
·
Use
los equipos y dotación de oficina con fines laborales únicamente.
·
Dígale
a sus colegas que no va a mentir por ayudarles.
·
Use
la papelería de
·
Sea
honesto en los reportes de gastos que presente.
·
Haga
tan pocas llamadas personales como le sea posible.
Etiqueta cotidiana en la oficina
Los Saludos
El saludo es una
manera de comunicarse, una muestra de cortesía y buenas costumbres y una forma
de mantener contacto con quienes conocemos y de establecerlo con quienes no
conocemos.
¿Cómo saludar correctamente?
Para saludar
correctamente es preciso:
·
Utilizar
gestos y expresiones que demuestren calidez y respeto.
·
Emplear
títulos como señor, señora y doctor, o lo que corresponda según el caso.
Considerar
las circunstancias: el saludo varía de acuerdo con las personas, los lugares y Las Presentaciones.
Una presentación o un
saludo pueden ser decisivos a la hora de ganar amistades, mejorar nuestra imagen profesional o
alcanzar las metas propuestas en el campo laboral, y por tanto merecen mucha
atención, conocimiento y práctica frecuente.
¿Por qué y para qué
nos presentamos?
El acto de
estrecharse las manos en señal de amistad surgió como una muestra de
consideración entre las personas. El objetivo de esta tradición, adicional al
hecho de presentarse, es el siguiente:
·
Conseguir
el reconocimiento de otros.
·
Establecer
vínculos de índole personal, familiar, social, política, comercial o empresarial.
·
Fomentar
la comunicación entre grupos heterogéneos e intercambiar ideas.
¿Quién presenta a
quién?
Todas las personas
deben presentarse y ser presentadas. Para hacerlo hay que tener en cuenta:
·
La
jerarquía: quienes ocupan altas posiciones sociales tienen privilegios
especiales en el momento de hacer las presentaciones.
·
La
dignidad y el respeto: se debe especial consideración a aquellas personas que
se han destacado en ámbitos culturales, científicos, profesionales u otros.
·
La
edad: la experiencia acumulada a lo largo de la vida confiere un trato y una
deferencia especial a las personas de cierta edad.
·
El
sexo: tanto en las presentaciones como en los saludos, la mujer por lo general
va en primer término, excepto en las empresas, donde no existen sexos sino
cargos.
¿Levantarse o
quedarse sentado?
Cuando alguien entra
en un lugar donde todos
están sentados y tiene lugar una presentación, siempre se ponen de pie las
personas que serán presentadas.
Al momento de
presentarse...
·
Cuando
le presenten a alguien, levántese en actitud de respeto.
·
Extiéndale
la mano a la persona que le van a presentar.
·
Sonría
y salude.
·
Mírele
a los ojos, hable claro y despacio, dedíquele toda su atención.
·
Los
títulos como señor, don o doña, se usan cuando se presentan personas de rango
diferente.
·
Los
títulos oficiales siguen usándose aún cuando la persona ya no ocupe el cargo.
·
Si
es usted el que va a presentarse, dé su nombre y apellidos completos.
·
Emplee
siempre el usted en lugar del tú.
·
Las
personas deben presentarse por su nombre y su condición: le presento a
Francisco Pérez, cliente del Banco, o al señor Francisco Pérez, mi amigo.
Siempre presente a las personas por su nombre, no sólo como amigas, compañeras
de trabajo o clientes.
·
Entre
mujeres el saludo también debe ser de mano y con respeto.
La despedida es el
final de un encuentro y por tanto debe guardar relación con las actitudes
observadas en la presentación o en el saludo.
Esta debe ser:
·
Breve
y concisa.
·
Amable y respetuosa.
Los tratamientos y
los títulos con los que nos dirigimos a las diferentes personas son una manera
de demostrarles la consideración y el respeto que se merecen por la posición
que ocupan.
El manejo correcto de
estos tratamientos y títulos responde a las siguientes normas:
Por consideración y
cortesía
En el idioma español existen dos
términos para dirigirse a los demás de manera formal e informal: usted
y tú. La forma más
respetuosa para dirigirse a los demás es la de usted.
Cuándo usar el
término usted
·
Al
dirigirse a las autoridades.
·
Cuando
le acaban de presentar una persona.
·
Si
usted tiene contacto directo con el público siempre tratará de usted a los clientes o usuarios.
·
A
las personas de mayor edad.
·
Entre
jefes y subalternos es imprescindible.
·
En
las entrevistas o reportajes, se aplica tanto al entrevistador como al
entrevistado.
Cuándo usar el
término tú
·
En
familia
·
Entre
amigos
·
Entre
jóvenes
·
Entre
compañeros de trabajo
El uso del teléfono
en la oficina
·
Si
usted es el encargado de recibir las llamadas telefónicas de su empresa,
mencione en primer lugar el nombre de la compañía, luego salude, y por último
identifíquese.
·
El
tono de voz debe ser
siempre amable, aunque sin mostrar familiaridad alguna. Los términos mija, gordis, negrita, muñeca o corazón,
quedan descartados de cualquier comunicación empresarial.
·
No
tutear es la regla de oro. Así usted conozca al interlocutor, lo mejor es
mantener una prudente distancia.
·
No
admita bromas por teléfono ni trate de averiguar la identidad de la persona que
llama: espere simplemente a que exprese el motivo de la llamada, tome nota de
los datos necesarios o transfiera la llamada a otra dependencia o persona.
·
Si
la persona a quien llaman no puede contestar en ese momento o no está, tome
debidamente el mensaje: el nombre de quien llamó, el motivo de la llamada y el
mensaje. Incluya por último su nombre y la hora en que la llamada fue hecha, de
manera que el interesado sepa quién recibió el recado.
·
Si
se ve en la obligación de pedirle a la persona que hizo la llamada que aguarde
en la línea, emplee un tono amable y la frase por favor. No permita que espere más de dos minutos, es una
falta de cortesía, sugiérale que vuelva a llamar o que usted le devolverá la
llamada.
·
Antes
de hacer una llamada, anote los temas que va a tratar.
·
Si
es usted quien llama, identifíquese inmediatamente con su nombre y el de la empresa que representa.
Acto seguido, exprese el motivo de la comunicación.
·
No
haga ni reciba llamadas personales en la oficina, a menos que sea estrictamente
necesario.
·
Mientras
sostienen una conversación, no interrumpa la llamada para atender otro asunto.
·
Haga
las llamadas dentro del horario de oficina. Es de pésimo gusto hacerlo cinco
minutos antes de que la empresa dé por terminado su horario de labores, pues no
sólo se trata de una hora incómoda, sino de una falta de consideración hacia la
persona a quien ha llamado.
·
Evite
dar quejas por teléfono, son más efectivas por escrito.
·
Las
llamadas de trabajo se hacen a la oficina, nunca a la residencia.
·
Cuando
se recibe una llamada de larga distancia, es erróneo usar un tono de voz más
alto o gritar.
·
Las
secretarias tienen el deber de proteger la privacidad de sus jefes y evitar que
atiendan diferentes asuntos al mismo tiempo. Deberán ser corteses aunque firme
con las personas que los llaman.
·
Si
el jefe no tiene reparos en recibir llamadas en un determinado momento, la secretaria ha de
pasarlas teniendo la precaución de informarle siempre el nombre de quien llama
y el motivo, para que él decida si va a tomarla o no.
·
Lo
usual es que el jefe le informe a su secretaria el nombre de la persona con la
que desea hablar y que ella los comunique.
El teléfono celular📞📞📞
Aunque es una
herramienta útil por las facilidades y los servicios que ofrece, es mal
empleado por algunas personas. Las recomendaciones para su uso adecuado son las
siguientes:
·
El
celular es sólo para llamadas cuya importancia no da espera.
·
Las
llamadas deben ser aún más breves y concisas que las que se hacen por el
teléfono tradicional.
·
Es
un servicio diseñado para aquellas personas que necesitan mantenerse
comunicadas permanentemente.
·
Existen
lugares en los que el uso del teléfono celular no es apropiado.
·
Cuando
es urgente hacer o recibir una llamada, lo indicado es retirarse a un sitio
donde no moleste a los demás.
RECUERDA QUE AUNQUE
ES TUYO EL CELULAR NO ESTA BIEN VISTO HABLAR MUCHO CON
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