Adriana Santoyo López- Hotelería y Turismo: ETIQUETA EN LA OFICINA

ETIQUETA EN LA OFICINA

Integridad y Ética laboral

Se basa en principios de consideración hacia los demás. Algunos aspectos a tener en cuenta son los siguientes:

· Sea puntual y no haga que los demás se vean en la obligación de esperarlo.

· Establezca para las personas a su cargo cronogramas de tiempo razonables para el cumplimiento de las actividades.

· Celebre el buen desempeño de sus empleados.

· No se apropie el mérito de otros.

· Si debe corregir o reprobar el comportamiento de alguien, hágalo en privado.

· Evite gritarles a quienes discuten con usted un tema controvertido.

· No adopte el hábito de pedir prestado dinero para el almuerzo, el transporte o cualquier eventualidad. Es fácil olvidar pagar pequeñas cantidades, pero quien lo presta nunca lo olvida.

· Respete la privacidad de los demás. Nunca revise el material que se encuentra sobre el escritorio de otra persona.

· Si en su empresa está permitido fumar, asegúrese de que su cenicero permanezca limpio. En caso contrario no haga trampa y salga siempre a un lugar público destinado para tal fin.

· Mantenga el tono de voz bajo, particularmente en espacios modulares

· Ofrezca apoyo moral a sus colegas si lo necesitan y lo solicitan. Evite verse involucrado en chismes, o repetir sobre planes confidenciales de la Organización, en especial si pueden afectar de forma particular a algún empleado. Si hay rumores en relación con usted, acuda a su superior y pida que se los confirme o que le explique qué está ocurriendo.

· Procure mantener ordenado su escritorio.

· No entre a las oficinas de lo demás sin pedir permiso, así la puerta esté abierta.

· Si tiene poco trabajo, no busque a sus compañeros para distraerse.

· El sonido ambiental es el único adecuado para los sitios de trabajo. Sólo escuche la radio si ello hace parte de su labor diaria.

La integridad de la gente es el verdadero cimiento de cualquier empresa. Independientemente de cuál sea su posición en la Organización, el cargo que ocupe o lo que hagan los demás, conserve siempre su integridad siguiendo estas recomendaciones:

· Trabaje completas sus horas laborales.

· Llame para informar que está enfermo, sólo si esto es cierto.

· Use los equipos y dotación de oficina con fines laborales únicamente.

· Dígale a sus colegas que no va a mentir por ayudarles.

· Use la papelería de la Organización sólo con fines laborales.

· Sea honesto en los reportes de gastos que presente.

· Haga tan pocas llamadas personales como le sea posible.

Etiqueta cotidiana en la oficina

Los Saludos

El saludo es una manera de comunicarse, una muestra de cortesía y buenas costumbres y una forma de mantener contacto con quienes conocemos y de establecerlo con quienes no conocemos.

¿Cómo saludar correctamente?

Para saludar correctamente es preciso:

· Utilizar gestos y expresiones que demuestren calidez y respeto.

· Emplear títulos como señor, señora y doctor, o lo que corresponda según el caso.

Considerar las circunstancias: el saludo varía de acuerdo con las personas, los lugares y Las Presentaciones.

Una presentación o un saludo pueden ser decisivos a la hora de ganar amistades, mejorar nuestra imagen profesional o alcanzar las metas propuestas en el campo laboral, y por tanto merecen mucha atención, conocimiento y práctica frecuente.

¿Por qué y para qué nos presentamos?

El acto de estrecharse las manos en señal de amistad surgió como una muestra de consideración entre las personas. El objetivo de esta tradición, adicional al hecho de presentarse, es el siguiente:

· Conseguir el reconocimiento de otros.

· Establecer vínculos de índole personal, familiar, social, política, comercial o empresarial.

· Fomentar la comunicación entre grupos heterogéneos e intercambiar ideas.

¿Quién presenta a quién?

Todas las personas deben presentarse y ser presentadas. Para hacerlo hay que tener en cuenta:

· La jerarquía: quienes ocupan altas posiciones sociales tienen privilegios especiales en el momento de hacer las presentaciones.

· La dignidad y el respeto: se debe especial consideración a aquellas personas que se han destacado en ámbitos culturales, científicos, profesionales u otros.

· La edad: la experiencia acumulada a lo largo de la vida confiere un trato y una deferencia especial a las personas de cierta edad.

· El sexo: tanto en las presentaciones como en los saludos, la mujer por lo general va en primer término, excepto en las empresas, donde no existen sexos sino cargos.

¿Levantarse o quedarse sentado?

Cuando alguien entra en un lugar donde todos están sentados y tiene lugar una presentación, siempre se ponen de pie las personas que serán presentadas.

Al momento de presentarse...

· Cuando le presenten a alguien, levántese en actitud de respeto.

· Extiéndale la mano a la persona que le van a presentar.

· Sonría y salude.

· Mírele a los ojos, hable claro y despacio, dedíquele toda su atención.

· Los títulos como señor, don o doña, se usan cuando se presentan personas de rango diferente.

· Los títulos oficiales siguen usándose aún cuando la persona ya no ocupe el cargo.

· Si es usted el que va a presentarse, dé su nombre y apellidos completos.

· Emplee siempre el usted en lugar del tú.

· Las personas deben presentarse por su nombre y su condición: le presento a Francisco Pérez, cliente del Banco, o al señor Francisco Pérez, mi amigo. Siempre presente a las personas por su nombre, no sólo como amigas, compañeras de trabajo o clientes.

· Entre mujeres el saludo también debe ser de mano y con respeto.

Las Despedidas

La despedida es el final de un encuentro y por tanto debe guardar relación con las actitudes observadas en la presentación o en el saludo.

Esta debe ser:

· Breve y concisa.

· Amable y respetuosa.

Los tratamientos y los títulos con los que nos dirigimos a las diferentes personas son una manera de demostrarles la consideración y el respeto que se merecen por la posición que ocupan. El manejo correcto de estos tratamientos y títulos responde a las siguientes normas:

Por consideración y cortesía

En el idioma español existen dos términos para dirigirse a los demás de manera formal e informal: usted y tú. La forma más respetuosa para dirigirse a los demás es la de usted.

Cuándo usar el término usted

· Al dirigirse a las autoridades.

· Cuando le acaban de presentar una persona.

· Si usted tiene contacto directo con el público siempre tratará de usted a los clientes o usuarios.

· A las personas de mayor edad.

· Entre jefes y subalternos es imprescindible.

· En las entrevistas o reportajes, se aplica tanto al entrevistador como al entrevistado.

Cuándo usar el término tú

· En familia

· Entre amigos

· Entre jóvenes

· Entre compañeros de trabajo

El uso del teléfono en la oficina

· Si usted es el encargado de recibir las llamadas telefónicas de su empresa, mencione en primer lugar el nombre de la compañía, luego salude, y por último identifíquese.

· El tono de voz debe ser siempre amable, aunque sin mostrar familiaridad alguna. Los términos mija, gordis, negrita, muñeca o corazón, quedan descartados de cualquier comunicación empresarial.

· No tutear es la regla de oro. Así usted conozca al interlocutor, lo mejor es mantener una prudente distancia.

· No admita bromas por teléfono ni trate de averiguar la identidad de la persona que llama: espere simplemente a que exprese el motivo de la llamada, tome nota de los datos necesarios o transfiera la llamada a otra dependencia o persona.

· Si la persona a quien llaman no puede contestar en ese momento o no está, tome debidamente el mensaje: el nombre de quien llamó, el motivo de la llamada y el mensaje. Incluya por último su nombre y la hora en que la llamada fue hecha, de manera que el interesado sepa quién recibió el recado.

· Si se ve en la obligación de pedirle a la persona que hizo la llamada que aguarde en la línea, emplee un tono amable y la frase por favor. No permita que espere más de dos minutos, es una falta de cortesía, sugiérale que vuelva a llamar o que usted le devolverá la llamada.

· Antes de hacer una llamada, anote los temas que va a tratar.

· Si es usted quien llama, identifíquese inmediatamente con su nombre y el de la empresa que representa. Acto seguido, exprese el motivo de la comunicación.

· No haga ni reciba llamadas personales en la oficina, a menos que sea estrictamente necesario.

· Mientras sostienen una conversación, no interrumpa la llamada para atender otro asunto.

· Haga las llamadas dentro del horario de oficina. Es de pésimo gusto hacerlo cinco minutos antes de que la empresa dé por terminado su horario de labores, pues no sólo se trata de una hora incómoda, sino de una falta de consideración hacia la persona a quien ha llamado.

· Evite dar quejas por teléfono, son más efectivas por escrito.

· Las llamadas de trabajo se hacen a la oficina, nunca a la residencia.

· Cuando se recibe una llamada de larga distancia, es erróneo usar un tono de voz más alto o gritar.

· Las secretarias tienen el deber de proteger la privacidad de sus jefes y evitar que atiendan diferentes asuntos al mismo tiempo. Deberán ser corteses aunque firme con las personas que los llaman.

· Si el jefe no tiene reparos en recibir llamadas en un determinado momento, la secretaria ha de pasarlas teniendo la precaución de informarle siempre el nombre de quien llama y el motivo, para que él decida si va a tomarla o no.

· Lo usual es que el jefe le informe a su secretaria el nombre de la persona con la que desea hablar y que ella los comunique.

El teléfono celular

Aunque es una herramienta útil por las facilidades y los servicios que ofrece, es mal empleado por algunas personas. Las recomendaciones para su uso adecuado son las siguientes:

· El celular es sólo para llamadas cuya importancia no da espera.

· Las llamadas deben ser aún más breves y concisas que las que se hacen por el teléfono tradicional.

· Es un servicio diseñado para aquellas personas que necesitan mantenerse comunicadas permanentemente.

· Existen lugares en los que el uso del teléfono celular no es apropiado.

· Cuando es urgente hacer o recibir una llamada, lo indicado es retirarse a un sitio donde no moleste a los demás.

RECUERDA QUE AUNQUE ES TUYO EL CELULAR NO ESTA BIEN VISTO HABLAR MUCHO CON LA PERSONA QUE TE LLAME.

La imagen es lo más importante

La imagen

Es el conjunto de rasgos que caracterizan ante la sociedad a una persona o una entidad. La imagen física, como código de comunicación no verbal, incluye no solamente las prendas de vestir sino también el peinado, el maquillaje y los accesorios. Así mismo, la postura al pararse, sentarse y caminar, la sonrisa, los ademanes, el contacto visual y la conducta táctil.

La imagen es una tarjeta de presentación personal, es todo aquello que los demás perciben acerca de alguien en primera medida. La imagen de la Organización depende, en gran parte, de la buena impresión que los empleados causen. Ser y sentirse agradable genera confianza en sí mismo y mejora el desempeño profesional y social. Todos estos aspectos requieren atención y saberlos manejar correctamente le garantiza alcanzar una buena imagen personal. El estilo personal que genera mayor confianza, es aquel que se caracteriza por la pulcritud, la sobriedad, la discreción y la sencillez. El sentido del gusto, más que una posición estética, es el criterio que aplicamos para elegir las prendas según su funcionalidad para el lugar de trabajo y la ocasión.

Estar bien vestidos no depende de la marca, el precio, ni de los dictados de la moda, sino de la concordancia entre el lugar donde nos encontremos y nuestra apariencia.

Vestuario para la ejecutiva

Saber combinar la ropa y llevar lo adecuado en toda ocasión significa tener estilo. La selección de prendas se debe hacer de acuerdo con la edad de la persona, el clima en que se encuentra y la circunstancia de que se trate.

Es posible afirmar que los colores claros y brillantes aumentan las formas del cuerpo, y los oscuros o mate las disimulan. El color más importante del vestuario es el que está cerca del rostro. Por eso hay que utilizar aquellos que favorezcan e iluminen el tono de la piel.

Como el clima también influye a la hora de escoger el color que más nos conviene, vale la pena anotar que los colores fríos son el azul, el gris, el verde oscuro y el negro, y que los cálidos son el amarillo, el rojo, el naranja y el blanco. Para verse más altas, siempre deben seguir la línea vertical, es decir un solo tono en pantalón y chaqueta o falda. Preferiblemente usar trajes tipo sastre.

Accesorios importantes

· Bolso. Preferiblemente de cuero o materiales finos, aunque no de una marca determinada.

· Zapatos. Los de estilo clásico son una buena inversión. Procure que sean cómodos, para que nos le resten espontaneidad a sus movimientos.

· Joyas. En principio, como todo accesorio, están sujetas a los vaivenes de la moda. No deberían usarse para trabajar más que aquellas de diseño clásico, y de ser posible, auténticas. Es preferible tener pocos accesorios de buena calidad que muchos ordinarios. La hora y la ocasión imponen el tipo de joya a utilizar.

· Perfume. Es aconsejable contar con varias fragancias similares de diferente grado de concentración alcohólica: las suaves para el día y las más fuertes para las ocasiones especiales.

Recomendaciones generales

· Usar ropa ajustada al cuerpo para que siempre se vea elegante. No debe ser ni muy apretada ni muy suelta.

· Usar vestidos rectos de un solo color.

· Usar pantalones de corte recto.

· Preferir colores planos o de diseños pequeños y discretos, líneas delgadas, materiales suaves y livianos que se arruguen poco.

· Elegir zapatos de acuerdo con la estatura.

· Llevar la falda, preferiblemente de corte recto, sobre la rodilla y siempre con medias.

· Usar chaquetas cortas, medianas y largas, de acuerdo con la estatura.

· Evitar la manga sisa, las transparencias, los encajes, los volados, las ruanas o los ponchos.

· Evitar las aberturas y los escotes muy pronunciados, los zapatos de suelas voladas o muy gruesas.

Arreglo personal

La pulcritud y el arreglo personal son fundamentales en la vida laboral y profesional. Usted puede vestir apropiadamente, pero si sus uñas y su cabello están sucios, sus zapatos tienen barro, su traje tiene manchas y está mal planchado, nunca logrará proyectar una buena imagen. Estar presentable es el primer paso a la elegancia.

El cabello

Debe estar limpio, peinado sin exagerar y evitar en la medida de lo posible peinarlo o acariciarlo en público. Lo recomendable para los hombres es mantenerlo seco, sin gomina.

El rostro

· Debe estar siempre limpio.

· Evitar maquillarse en público o camino a la oficina, y retocarse en el comedor.

· Usar el maquillaje propio, no pedirlo prestado.

· Usar maquillaje opaco en los párpados durante el día.

· Los hombres deben estar bien afeitados, y poner especial atención en el cuidado de la barba y bigote.

· El sudor se seca con el pañuelo, no con las manos ni con el brazo.

La boca

Lavarse los dientes con frecuencia y cuidar el mal aliento sin estar todo el día comiendo chicle.

Las manos

· Deberán estar siempre limpias, cuidadas e hidratadas.

· Las uñas deben mantenerse limpias, arregladas y cortas.

· Si son largas, con un color claro.

· Los hombres no deben usar esmalte.

· Los accesorios femeninos deben ser sobrios.

· Los aretes medianos y pequeños.

· Un anillo en cada mano

· Ningún adorno en el cabello

· Carteras de un tamaño moderado

· Zapatos y cartera del mismo color

· Medias lisas, las de diseño sólo con pantalón, y que combinen con el vestuario.

· Perfume y colonia suaves.

· Desodorante sin olor preferiblemente.

La comunicación

La comunicación es algo muy importante en cualquier relación personal, tenlo siempre presente.

La Comunicación no verbal

Quien quiera ser elegante debe conocer a fondo sus atributos físicos, humanos y sociales, y hacer buen uso de ellos, pues no basta con vestir ropa muy fina y accesorios costosos, sino tener porte, estar siempre bien presentado y actuar con naturalidad y sobriedad en cualquier circunstancia. La persona elegante se viste con discreción, pero esto no riñe con la moda ni con la informalidad, y por ningún motivo obliga a ser monótonos en el arreglo personal. La clave de la elegancia es adaptar las tendencias de la moda a la personalidad de cada cual. Aparte de la elegancia externa, también es importante la elegancia interior, que consiste en actuar con serenidad en todas las circunstancias.

DESPUÉS DE QUE USTED YA ESTÁ LISTO E IMPECABLE, LO ÚNICO QUE LE HACE FALTA PARA VERSE BIEN ES EL MANEJO DE LA RELACIONES INTERPERSONALES.

Al caminar...

La forma de caminar habla de la actitud y el ánimo con que tomamos la vida. La forma de caminar correcta es la siguiente:

· Debe hacerlo erguido, con su cadencia natural, el abdomen contraído y los hombros ni muy rígidos ni muy caídos.

· Evite hacer ruidos que puedan incomodar a los demás.

· Los brazos acompañan los pies al caminar, y se deben balancear armónicamente.

Mientras esté sentado...

· Debe hacerlo derecho en actitud de atención y respeto.

· Sin apoyar la cabeza sobre las manos o los codos sobre la mesa o en el brazo de la silla.

· Utilizar toda la silla al sentarse, no sólo el borde. Así dará a la espalda el apoyo requerido y su postura será adecuada.

· Permanecer con las rodillas juntas al sentarse, sin importar si lleva falda o pantalón. Para mayor comodidad puede desviar las rodillas un poco hacia la izquierda y los pies hacia atrás y ubicar las manos en el regazo, en la misma posición.

· Las manos siempre estarán visibles.

· Los brazos deben estar sueltos, no cruzados.

· Los hombres deben subirse ligeramente el pantalón en las rodillas cuando van a sentarse.

· Los calcetines o la suela de los zapatos no deben quedar visibles.

· La silla debe correrse sin hacer ruido.

· Las piernas deben ir estiradas, incluso si están cruzadas.

· La silla no debe balancearse y los brazos no deben quedar suspendidos en el aire.

Al hablar...

· Evite el uso de diminutivos o apodos.

· Utilice un lenguaje culto.

· Mantenga las manos visibles.

· Tocar al otro, cuando no hay confianza, genera rechazo.