PROTOCOLO

Protocolo social es el conjunto de conductas, reglas y normas sociales a conocer, respetar y cumplir, no sólo en el medio oficial ya establecido, sino también en el medio social, laboral, académico, político, cultural, deportivo, policial y militar. Cuando dentro de una organización se aprecia como pertinente aplicar protocolos, se crea uno interno basado en la potencialidad de las autoridades que forman parte de la misma; esto le permite llevar a cabo sus actividades en general. Dentro de sus habilidades a desarrollar se encuentra: hacer y recibir invitaciones, así como retribuirlas. También abarca las precedencias en una mesa principal, el tratamiento que se debe tener con ciertas autoridades ya sean políticas o eclesiásticas. El protocolo ha existido desde los tiempos más remotos. El evangelio de San Lucas dice: "Cuando seas convidado a bodas no te coloques en el primer puesto porque puede llegar otro invitado de mayor distinción que tú y entonces el dueño de casa te insinuará que pases al último lugar". Esta parábola la relataba Cristo para decir que el que se ensalza será humillado y el que se humilla será ensalzado; pero, para el caso que nos interesa, deja establecido que ya existían las normas sobre la colocación de la mesa de acuerdo con el rango y la jerarquía de las personas.

PROTOCOLO, LA ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO DE UN EVENTO

INFRAESTRUCTURA

Para llevar a cabo una ceremonia, acto ó reunión se tendrán que tener en cuenta los siguientes elementos:

1. Época del año en el que se realiza,

2. Cantidad de personas que participarán,

3. Accesos desde aeropuertos y avenidas,

4. Tiempo que se tarda en llegar al lugar,

5. Ventilación - Calefacción,

6. De acuerdo al evento, si ha de ser situado en plena ciudad ó en las cercanías.

7. Que actividades se pueden realizar en las inmediaciones del lugar seleccionado.

8. Con que recursos y/ó servicios se disponen en el lugar que se selecciona y que lo circundan.

Con respecto al acceso al lugar, debe ser de fácil ubicación, con diversas posibilidades de acceso, ya sea por calles, avenidas, rutas, autopistas.

Que sea un lugar conocido, no necesariamente por los que participarán, sino, en caso de ser necesario consultar a alguien, éste pueda indicarnos correctamente el lugar. Puede ser necesario en algunos casos realizar un mapa con la forma más fácil de llegar al lugar.

El estacionamiento, generalmente es quien genera retraso en los invitados ó de aquellos que deben participar de un evento. Por lo tanto, se debe dar la mayor comodidad para los que accederán al lugar con coche. A los de gran importancia ó jerarquía enviarles una tarjeta indicando el lugar que tendrán disponible para el estacionamiento y al resto de los invitados y participantes indicarles donde podrán dejar su automóvil; porque resulta imposible darle a todos la misma atención.

El tema de la seguridad es de gran importancia al momento de organizar un evento, por que de acuerdo al lugar que se elija, la hora del día, el tipo de invitados variará la cantidad de personal de seguridad que se necesite para proteger, no solamente a quienes puedan correr algún tipo de riesgo, sino para el público en general.

Sanitarios y Guardarropas, el primero debe tener un fácil acceso, de rápida identificación (bien señalizado)y prolijamente atendido . Con respecto al segundo, debe ser un servicio ágil y organizado tanto para la recepción como para la devolución de las prendas.

La ambientación y decoración del lugar da el clima, el marco a la ceremonia ó evento, estos dos elementos acompañan a quienes participan de la reunión. Es la adecuación del espacio donde se aplicará el protocolo. Ambientación y decoración conforman el ceremonial.

Los elementos que debe incluir este punto son:

1.Ornamentación

2.Banderas

3.Escudos Nacionales, Provinciales, Regionales.

4.Logotipos y afines.

5.Arreglos florales, etc.

La iluminación y el sonido son de suma importancia en un evento porque la falla en alguno de ellos generará el deslucimiento de todo lo organizado. Las luces y sonido serán chequeados con antelación antes del comienzo de la ceremonia. Un discurso que no se escuche, un rostro que no se vea por la mala posición de una luz, generará, no solamente descontento en el público, sino a quien sé este perjudicando.

Las herramientas con las que se debe contar dentro de una sala para obtener el máximo de eficacia en las comunicaciones son:

1. Micrófonos

2. Equipo audiovisual

3. Retroproyector

4. Grabadoras

5. Pantalla

6. Circuito cerrado de televisión

7. Circuito cerrado para grabación de sonido

8. Poseer diversos lugares de toma corrientes (120 - 240 volts)

9.Es relevante tener cerca acceso a teléfonos, fax, internet

Instalaciones y equipos para traducciones simultáneas.

LAS MESAS Y SU ADECUACIÓN

1.La ornamentación para cualquier tipo de mesa debe ser sencilla y de poco volumen. En el caso de la mesa rectangular el adorno debe ser alargado conformado con flores de calidad y verdes; resulta de alta jerarquía colocar un arreglo floral central. Se pueden colocar candelabros de tres ó más brazos en los extremos de la mesa. Con respecto a la mesa redonda que se armará al aire libre en horas del mediodía se utilizarán las mesas con adornos redondos con flores silvestres. En todos los casos las flores no deben tener perfume para no interferir con los aromas de los vinos y de los platos de comida.

1.Se debe manejar correctamente el lenguaje de los cubiertos porque, en primer lugar es signo de cultura, de civilización, de educación; y también al conocer el lenguaje de los cubiertos podemos indicar cuando terminamos el plato, cuando se está descansando, ó repetir el plato.

2. El uso del muletón en el tendido de la mesa es para evitar los impactos sobre ella; evita los ruidos de los elementos que componen la mesa. Es generalmente utilizado para proteger aquellas mesas de calidad ó que poseen vidrio.

VESTIMENTA – ETIQUETA

Con respecto a la vestimenta tener en cuenta que el hombre con traje oscuro estará siempre correctamente vestido en cualquier hora del día. También debe adaptarse a lo indicado en las invitaciones o temperaturas de los países, costumbres, etc. En el caso de las mujeres siempre deben llevar un maquillaje sencillo, vestimenta poco llamativa o insinuante. Adecuarse a los momentos del día y reuniones a las cuales son invitadas. Nunca transformarse en el centro de las miradas o conversaciones: debe ser recordada por su austeridad y capacidades.

COMUNICACIÓN ORAL Y ESCRITA. PROTOCOLO DEL TELÉFONO Y DEL E MAIL

EL CORREO ELECTRÓNICO

· Configurar el correo con los datos personales y dirección de e-mail (por lo menos un alias o iniciales),

· Firmar los mensajes SOLAMENTE con la información necesaria,

· La firma no debería sobrepasar cuatro líneas:

1. Nombre y Apellido

2. Cargo

3. E-mail y teléfono.

Evitar frases, fondos, marcos, archivos pesados, dibujos (todo aquello que resulta innecesario), siempre realiza una prueba antes de enviar un correo de importancia.

EL TELÉFONO

"CINCO REGLAS DE ORO DEL LENGUAJE TELEFÓNICO"

· Sonría, (nombre de la empresa y personal)

· Articule claramente

· Hable con lentitud

· Anote

· Haga preguntas: reformular y mencionar al interlocutor por su nombre.

Algunos consejos

· No haga llamados de negocios a menos que tenga una buena razón (puede resultar una intromisión o interrupción), vaya directo al tema y sea breve.

· Evite llamar a la casa lo que pueda ser resuelto en horario de trabajo.

· No mascar, masticar, llevarse lápices, lapiceras, etc. a la boca, o hablar con otra persona.

· Si su teléfono está desconectado y le hacen llegar un mensaje es su obligación responder la llamada.